Har du styr på det digitale sprog – her er det første, du skal gøre!

undgå misforståelser i mails og sms'er

Misforståelser vokser, når vi sidder bag skærme skriver mere og mere til hinanden i mails og digitale systemer, end vi taler sammen. Distancen vokser, den menneskelige kontakt toner ned. Den digitale kultur og verden er bare anderledes end alt, hvad vi er vokset op med.

Artiklen er bl.a. bragt på Point Of View International, foreningen Dansk HR samt omtalt i interview samtaler på Radio 4.

Den digitale kommunikation udvikler sig så hurtigt, at vi dårligt får talt om, hvad det fører med sig.  

En forsker har i en ny bog beskrevet, hvordan teknologien trækker os i retning af kortere og hurtigere skrevne tekster og læsning via sms, e-mail og på sociale medier, og hvorfor dette er en udfordring i forhold til indlæring. 

25% af simple SMS beskeder bliver misforstået

Bogen taler også om, hvordan det sanselige og kropslige hjælper vores indlæring og koncentration og påvirker vores læseoplevelse og skrivning.

Forskning har også vist:

Meget konkret har en rådgiver lavet en lille uvidenskabelig test, der viser, at hvis en leder skriver 56 mails på en dag, bliver 44% misforstået. Det svarer til 25 misforståede mail. Lyder det ikke ret skræmmende? 

Konsulenthuset McKinsey har i 2019 opgjort, at administrative medarbejdere i Danmark i gennemsnit bruger 25 pct. af deres arbejdstid på at håndtere e-mails. Internationale undersøgelser har tidligere vist det samme omfang. 

Prøv en stund at tænke over, hvad der i spil i din organisation hver eneste dag for dig som leder

Det betyder, at vi i gennemsnit tjekker vores indbakke 72 gange på en dag, omkring 9 gange i timen eller ca. hvert 6. minut. 66 pct. af alle e-mails bliver sendt fra mobile enheder.

Prøv en stund at tænke over, hvad der i er spil i din organisation hver eneste dag for dig som leder. Med så store mængder digitale beskeder, der afsendes – og ofte hurtigt fra mobile enheder – og hvor risikoen for misforståelser er ganske høj. Er det noget, I taler om på din arbejdsplads? 

Er det i grunden ikke skræmmende, hvad det kan betyde for vores samarbejde og arbejdsplads, når vi samtidig mødes sjældnere og sjældnere personligt? Ganske ofte opløser misforståelserne sig jo ved en kort snak og et lille smil, sågar ved kaffemaskinen. 

Det er ikke kun mails, det handler om. På vores digitale arbejdspladser skriver vi alle sammen mere og mere i digitale systemer, og her er udfordringen præcis den samme. Som når en medarbejder på et plejehjem i en artikel på FOAs hjemmeside, fortæller, at ledelsen opfordrer til, at der bliver skrevet digitale beskeder på tværs af vagtskifter – men at de ofte bliver misforstået:

”Man bliver ked af at få kritik. Beskederne bliver tit skrevet i hastværk på grund af tidspres, og vi har kun kort tid til overdragelsen til de andre hold”.

Jeg er ikke i tvivl. Al kommunikation – i og omkring din rolle som leder – er bare anderledes i vores nye digitale verden. Det er om at klæde sig på til, hvordan du som leder tackler disse udfordringer. Både for dig selv personligt og i forhold til f.eks. at italesætte den gode kultur om mails og beskeder hos dine medarbejdere og på din arbejdsplads. 

Mit gode råd til din første og vigtigste indsats for at mestre det digitale sprog i din organisation er ganske simpelt: Tal om det 

Klik her, hvis du vil have min hjælp til at lægge en strategi for din skriftlige kommunikation.

Tags

Det er ikke muligt at kommentere på denne artikel